Nedbemanning - Simonsen

Vurdering av behovet for nedbemanning

Kravene til hva som utgjør en god og forsvarlig nedbemanningsprosess vil kunne variere, blant annet avhengig av antall ansatte i selskapet, hvor mange ansatte som berøres av nedbemanningen og hvorvidt selskapet er bundet av en tariffavtale. Utgangspunktet for enhver prosess bør imidlertid være en grundig vurdering av behovet for nedbemanning. Arbeidsgiver bør for det første analysere grunnen til at det er behov for innsparinger eller effektivisering. Dernest bør arbeidsgiver vurdere om det finnes måter å unngå nedbemanning på, for eksempel gjennom andre innsparingstiltak som overtidsstopp, kostnadskutt, lønnskutt osv, gjennom naturlig avgang eller gjennom interne omplasseringer. Arbeidsgiver bør også analysere hvilken del av virksomheten som vil berøres. Disse vurderingene bør nedfelles skriftlig, og dokumentasjon som støtter opp om vurderingene bør identifiseres.

Involvering av tillitsvalgte og ansatte

Arbeidsgiver må også helt i begynnelsen av i prosessen vurdere om og på hvilken måte tillitsvalgte skal involveres. I mange tilfelle er involvering av tillitsvalgte påkrevet, for eksempel dersom det foreligger en tariffavtale, dersom arbeidsgiver har mer enn 50 ansatte eller dersom nedbemanningen omfatter 10 personer eller mer i løpet av en 30 dagers periode. Men også i tilfelle hvor det ikke er nødvendig fra et rettslig ståsted å involvere tillitsvalgte, kan slik involvering være hensiktsmessig. Det er viktig at de tillitsvalgte involveres før beslutning om nedbemanning fattes; i motsatt fall vil de tillitsvalgte ikke har anledning til å påvirke prosessen slik det er forutsatt.

Vi har sagt noe om én metode å benytte når tillitsvalgte involveres i artikkelen Metodisk gjennomføring av omstillingsprosesser. Vi har også sagt noe om de ulike situasjonene hvor tillitsvalgte skal involveres i artikkelen Involvering av de ansattes representanter ved nedbemanning.

Selskapet bør også legge en plan for hvordan prosessen skal kommuniseres til de ansatte. En slik plan bør også inkludere vurderinger knyttet til coaching av ledere som får ansvaret å effektuere nedbemanningen. Det bør også legges en plan for hvordan selskapet kan sikre seg å beholde nøkkelpersoner i bedriften både gjennom nedbemanningsprosessen og i tiden etter.

Identifisering av meldeplikter

I enkelte situasjoner kan arbeidsgivers planer om nedbemanning utløse en meldeplikt til det offentlige. Det er viktig at arbeidsgiver helt innledningsvis i prosessen identifiserer hvorvidt slik meldeplikt foreligger, fordi unnlatelse av å melde kan medføre at prosessen må forskyves i tid, noe som igjen medfører økte kostnader. Én slik meldeplikt foreligger dersom arbeidsgiver planlegger å legge ned en bedrift som har hatt 30 ansatte eller flere i løpet av de siste 12 månedene. I en slik situasjon skal fylkeskommunen varsles. Vi har sagt mer om dette i artikkelen Nye krav ved nedleggelse av bedrift. En annen meldeplikt foreligger ved såkalte masseoppsigelser, hvor mer enn 10 ansatte sies opp i løpet av 30 dager. I en slik situasjon skal NAV varsles.

Vurdering av virksomhetsoverdragelse

Dersom behovet for nedbemanning skyldes at arbeidsgiver flytter en funksjon til et annet rettssubjekt, for eksempel i form av outsourcing eller samling av en funksjon på nordisk nivå, bør det vurderes om det foreligger en såkalt virksomhetsoverdragelse. Dersom virksomhetsoverdragelse foreligger inntreffer nemlig et forbud mot oppsigelse på grunn av overdragelsen. Videre får den ansatte krav på å følge med over dit virksomheten fortsetter. I slike tilfelle bør nedbemanningsprosessen som hovedregel ikke gjennomføres før virksomheten er overdratt. Det kan imidlertid være mulig å gå til oppsigelse av ansatte også før virksomhetsoverdragelsen, men dette krever særlig grundige vurderinger.

Hvordan identifiseres de overtallige?

I arbeidet med å identifisere de overtallige må arbeidsgiver – eventuelt etter drøftelser med de tillitsvalgte – ta stilling både til såkalt utvelgelseskrets og til utvelgelseskriterier. Med utvelgelseskrets menes den krets av arbeidstakere som sammenlignes mot hverandre i vurderingen av hvem som er overtallige. Som hovedregel skal arbeidsgiver benytte hele virksomheten som utvelgelseskrets. Det kan imidlertid også være mulig å begrense utvelgelseskretsen for eksempel til en avdeling eller til en spesiell type funksjon. Dersom arbeidsgiver for eksempel ønsker å redusere salgsvirksomheten i bedriften vil det trolig være saklig å begrense utvelgelseskretsen til salgsavdelingen. Men slik avgrensning bør ikke gjøres før arbeidsgiver har foretatt en vurdering av – og dokumentert - hvorfor utvelgelseskretsen begrenses på denne måten. Vi har sagt mer om utvelgelseskretser i artikkelen Utvelgelseskretser ved nedbemanning.

Med utvelgelseskriterier menes de kriterier som legges til grunn når man velger ut de ansatte som blir overtallige. Arbeidsgiver må både ta stilling til hvilke utvelgelseskriterier som skal anvendes (for eksempel ansiennitet, resultatoppnåelse, formelle kvalifikasjoner, erfaring, spesifikk kompetanse, personlig egnethet osv), og hvordan disse skal veies i forhold til hverandre. Skal og kan for eksempel spesifikk kompetanse veie tyngre enn ansiennitet, og i tilfelle hvor mye?

Arbeidsgiver bør også forberede seg på å kunne dokumentere at de vurderinger som er gjort for den enkelte ansatte faktisk er riktig. Dersom resultatoppnåelse vektlegges, bør for eksempel arbeidsgiver samle inn nødvendig dokumentasjon for å vise at selskapet bygger på riktig faktum. Arbeidsgiver bør også dokumentere hvordan vurderingene er gjort for den enkelte ansatte. 

Vurdering av annet passende arbeid

En oppsigelse som er begrunnet i virksomhetens forhold vil ikke være saklig dersom arbeidsgiver har annet passende arbeid å tilby arbeidstaker. Arbeidsgiver må derfor også foreta en vurdering av om selskapet har annet passende arbeid for den enkelte arbeidstaker. Arbeidsgiver må i denne forbindelse se seg om i hele virksomheten; ikke bare i den del av virksomheten som berøres av nedbemanningen.

Fratredelsesavtaler

Arbeidsgiver bør også ta stilling til om selskapet ønsker å tilby fratredelsesavtaler, og i så tilfelle hvilket nivå slike fratredelsesavtaler skal ligge på. Vi har skrevet mer om fratredelsesavtaler i artikkelen Fratredelsesavtaler – et alternativ til oppsigelser.

Drøftelsesmøte og oppsigelse

Arbeidsgiver plikter etter loven å gjennomføre individuelle drøftelsesmøter med de arbeidstakerne som anses overtallige. Disse kan la seg bistå av tillitsvalgt, noe arbeidsgiver bør informere om i en skriftlig innkalling. Etter drøftelsesmøtet bør arbeidsgiver bruke noe tid på å vurdere informasjonen som har kommet frem før endelig beslutning om oppsigelse tas. Dersom arbeidsgiver beslutter å gå til oppsigelse skal oppsigelse leveres enten rekommandert eller personlig. Oppsigelsen må tilfredsstille visse lovbestemte krav, og må ha kommet frem til arbeidstaker senest innen utløpet av en måned dersom den skal ha virkning fra første dag i neste måned.